por Camila Micheletti
Antes de começarmos a falar sobre administração do tempo, é preciso entender o que vamos tentar administrar. “Afinal, o que é o tempo? Como funciona? Por que às vezes passa voando e às vezes demora a passar?”, questiona o conferencista e especialista em comportamento humano Carlos Hilsdorf, no seu livro Atitudes Vencedoras (Ed. Senac). Ele mesmo responde à questão, afirmando que o tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e o tempo vivido. Na realidade, o que nos importa é o tempo vivido. Por isso, quando acaba o mês e você sente que não conseguiu realizar nada que havia planejado, é porque alguma coisa está errada.
Isso porque o tempo é a coisa mais democrática que existe: todos nós temos, todos os dias, as mesmas 24 horas disponíveis. “O problema não é o tempo, mas como você vivencia o tempo”, alerta Hilsdorf.
Para saber administrar o tempo, é fundamental conhece23r-se a si mesmo. “Você precisa saber qual é o seu horário mais produtivo -manhã, tarde ou noite- e direcionar as atividades mais importantes para este horário”, destaca Elza Tsuzaki, consultora do Senac neste tema e bacharel em Administração de RH e Serviço Social. Ela orienta que também é importante cuidar da alimentação, já que comer alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferença na qualidade de vida. E estar bem fisicamente é fundamental na rotina diária. Profissionais estressados e cansados têm maior dificuldade de administrar o tempo, como você verá na matéria a seguir, sobre técnicas alternativas para auxiliar no gerenciamento do tempo.
Com essas informações em mente, faça uma lista das suas prioridades. Há várias formas de organizar uma agenda diária ou semanal: desde aquela lista básica que você faz com os compromissos do dia listados em tópicos, até o uso do Palm, do Outlook ou até mesmo do Mind Mapping, técnica não-linear de anotações que você estrutura em uma única página e traz a flexibilidade que os organogramas lineares não possuem. Clique aqui para saber mais sobre Mind Mapping -em português, são os mapas mentais- e acessar dois modelos, especialmente feitos pela consultora Liz Kimura para o Empregos.com.br.
De acordo com o consultor Sebastião de Almeida Junior, uma vez que não é possível ampliar a disponibilidade de tempo de alguém, há duas alternativas para gerenciá-lo. A primeira é dar prioridade para atividades mais importantes, somente realizando as outras se for possível. A segunda alternativa é encontrar meios de reduzir o tempo necessário para realizar determinadas tarefas sem prejudicar a qualidade. De qualquer forma, há necessidade da pessoa rever e alterar seus próprios hábitos de maneira criteriosa para efetivamente gerenciar seu tempo.
Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber a diferença entre urgência, importância e prioridade. “Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância)”, destaca o consultor e professor Alberto Alvarães. Clique aqui para ler o artigo completo de Alvarães, originalmente publicado no site RH.com.br.
Você precisa de um dia de 48 horas? Cuidado! “É hora de rever seus hábitos e seus relacionamentos. Faça o melhor possível para superar esta fase atual da sua vida e eleja novos critérios para tomar decisões de tal forma que as suas atividades profissionais caibam na sua agenda de trabalho. Caso contrário, você não só prejudicará seus laços de família e de amizade (aspectos essenciais para o equilíbrio do indivíduo), como colocará em risco a sua carreira enquanto persistir no hábito de assumir um volume de atividades maior do que natureza lhe permite”, alerta o consultor.
Hora certa para bater papo e receber visitas
“Não falta tempo, o que falta é a organização”. A afirmação é da geógrafa Rita Helena Purin, de 32 anos. A profissional fez um curso sobre o assunto no Senac/SP e aprendeu a ser mais criteriosa na escolha das atividades e conversas fora de hora. “Sinto que tenho mais tempo disponível. Passei a ser consciente e usar meu tempo nas coisas que realmente importam, estabelecendo prioridades. Se tenho muito trabalho pra fazer logo na segunda-feira, por exemplo, deixo as conversas sobre o fim de semana para a hora do almoço ou mesmo para o final do expediente”.
O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que você está repleto de coisas por fazer ou mesmo aquela tia do interior que liga no meio da tarde pra saber as novidades? Nesta hora, você precisa ser franco, dizer que está muito ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos líderes e superiores, o problema se torna ainda maior, já que a gama de pessoas interessadas em falar com eles e passar problemas e pendências é imensa. O ideal, segundo o consultor e autor do livro “Socorro, Roubaram meu tempo” Marcelo Thalenberg, é instaurar a política de portas abertas: Você permite ser interrompido, mas com regras: todos os dias das 14h às 15h, por exemplo. “O que não pode acontecer é a política de porta arrombada: qualquer pessoa pode te acessar, a qualquer hora do dia. Supondo que você não seja o médico plantonista do pronto-socorro nem um representante do Corpo de Bombeiros, isto não se faz necessário, a não ser que seja um problema de extrema urgência”, diz Thalenberg.
Fique atento também com o colega que chega na sua mesa com um baita problemão e, sem pestanejar, solta a bomba: ‘Estou com um problema com o cliente X. Será que você não pode conversar com ele em meu nome?’ Ou então: ‘Estou com dificuldades de entender este relatório. Você pode fazer um resumo dele para mim?’ O que aconteceu? “Este é um profissional muito esperto, que não quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para você. Não se intimide e diga que, infelizmente, estará muito ocupado nos próximos dias. Você pode até dar uma outra sugestão, mas não fazer o trabalho por ele. Isso só atrasará ainda mais as suas atividades”, diz Sebastião.
O problema, segundo Rita, é que nem sempre temos disposição para sermos a penas racionais e ter um controle rígido do tempo. Isso porque administrar o tempo exige disciplina, motivação, esforço, e nem sempre estamos dispostos a isso. Além das conversas e interrupções fora de hora, há vários outros desperdiçadores de tempo, como ver e-mails a toda hora, atender ao celular no meio da reunião, adiar para amanhã tarefas que poderiam ter sido feitas hoje. Estes são apenas alguns dos hábitos improdutivos que atrapalham a vida do profissional.
Fique atento aos desperdiçadores de tempo*:
Ausência de foco – Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo – ao mesmo tempo nada – é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.
Falta de Concentração – bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.
Ausência de planejamento – alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes.
Acomodação – desmotivado, exercendo há muito tempo a mesma função, anos na mesma empresa: seja qual for a razão muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.
Procrastinação – deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.
Ser refém do celular – há profissionais que não conseguem viver sem o ‘dito’ e, de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplício. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos o celular é um inimigo da concentração e da produtividade.
Usar o e-mail de forma errada – checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes são atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e não consiga dar conta de todas as suas tarefas.
* Fonte: Relatório MR&G. Extraído do boletim informativo “Humor Esável nº 17”, da psicóloga Izabel Failde .